経営者

~働き方改革時代のミーティング~

皆様、こんにちは!
ウィル・スキル・アソシエイト株式会社の叶です。

今回は「働き方改革時代のミーティング~業務効率化を目指そう~」に関して、
ご案内をさせて頂こうかと思います!

 働き方改革が進められる中、会議に要する時間を見直す事は非常に重要な事となります。

例えばアメリカの企業で行われた会議の回数においては、1日5500万回の数があり、

平均して平社員は週で約8回の会議出席、リーダークラスにおいては約12回の会議出席があるそうです。

そのような中、時間を管理し会議に充てる時間、その他業務内容に充てる時間の創出が必要不可欠となります。

この機会に是非、有意義な会議の在り方を考えてみるのも良いのではないでしょうか。

悪いミーティングのサイン

例えば、悪いミーティングの特徴としてはいくつかあります。

・参加者がスマホを見ながら、別の作業をしている

・参加者が不必要な雑談をし、会議に集中出来ていない

・参加者のうち、特定の1名~2名のみが発言し、その他の参加者が黙っている

上記のいずれかに当てはまれば、会議が有効に機能していない可能性が高いです。

改善の為の一手~リーダーが会議でどう立ち振る舞うか~

 会議において進行を務めるリーダーの存在は大きく関係してきます。

例えば、ワンマン型(率先型)のリーダーが会議を進行した場合、周りの意見を反映せず、その人のみの意見が反映される場合が多くなります。周りが圧倒されて黙ってしまったり、空気を読みすぎるがゆえにリーダーの意見のみが通りがちとなります。

ではどのようなリーダーの立ち振る舞いが必要になるのでしょうか?

 答えとしては、サーバントリーダー(支援型)という立場をとる必要があります。

サーバントリーダーのサーバントとは英語で「使用人」という意味があり、動き方としては周りの意見を十分に聞き、調整し、皆の成長を促しながら会議を進める事の出来る能力が必要となります。

ミーティングの時間自体を短縮する~時間の効率化~

 例えば、ミーティング自体の時間を管理する事も有効になります。

議題を事前に整理し、「この内容だったら何時間必要だろうか?」という事をまとめて会議に臨めば、タイムマネジメントを意識して、会議を進行する事が可能となります。

 例えばGoogleでは「50/25」というような時間管理の考え方があるようです。

これは60分かかるであろうミーティングを50分で、30分かかるであろうミーティングを25分で終わらせようという考え方です。

さいごに

いかがでしたでしょうか。

 大切なのは事前に時間を設定し、なおかつその時間よりも早く終わらせようとする意識も大切となります。


参考文献:「SUPER MTG スーパー・ミーティング
スティーブン・G・ロゲルバーグ 著
出版社:サンマーク出版

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