経営者

生産性が下がる一方? 効率化を考える上で見落としがちなポイントとは

こんにちは。             

ウィル・スキル・アソシエイト株式会社の前原です。

前回、業務の効率化や改善で見落としがちなポイントとして3つご紹介いたしました。

今回はより具体的な例として掘り下げてみたいと思います。

(1)ルーティンワーク

作業のリスト化

まず、ルーティンとして行っている作業を細かく洗い出しリスト化します。

その際に、1回あたりどのくらいの時間がかかっているのか、どのくらいの回数(周期)で行っているかも明確化します。

すると、どの作業にどのくらい時間がかかっているか見えるため、作業の優先順位を考えたり無駄を見直し改善策を考えやすくなります。

ルーティンも1日に何度も行うもの、週に数回、月に数回など差がありますので、自分の作業内容や量を改めて認識する意味でも効果的です。

辞書登録と一覧リストの登録

メール定型文など、よく使うフレーズを辞書にジャンルごとに通し番号などで登録。

合わせて一覧リストを作り、毎回の入力の手間や文章作成で考える時間を省略

自動化ツールの活用

Adobeの各アプリケーションのバッチ機能やOfficeのマクロなど、繰り返し行われる作業を自動化します。

慣れないと組むのは少し大変かもしれませんが、とても大きな効果があります。

たとえば、フォルダ内のたくさんの画像を①既定のサイズにして②web最適化し③違うファイル形式で出力したいといった場合、作業を記憶さえさせてしまえば、あとはクリック一つで勝手に作業してくれます。

繰り返し多く発生する作業ほど大きな削減効果があります。

(2)作業を単純化・標準化する

業務マニュアル

流れとしては次のの5項目です。

  1. 属人化している箇所の発見
  2. 担当者にヒアリングし認識のすり合わせ
  3. 手順をフローチャート化。判断が必要は箇所は分岐。
  4. 各工程上の作業の目的、ゴール、注意を明記。
  5. 実践し不足箇所を修正

ポイントは「なぜこの手順で行うのか」「各工程の作業にはどういった目的があるのか」を明記することです。

作業に対する理解度が深まり、作業の属人化が無くなり、標準化に近づきます。

作業の属人化は生産性を引き下げる大きな要因の一つです。

特定の人しかやり方が分からない、人によってやり方が違うと言う状況は、適した良いやり方があってもノウハウが共有されていないとも言えます。

培ったノウハウを共有しさらに発展させることで、人材、組織の成長に繋がっていきます。

(3)ITツールを活用する

経費精算、出退勤、タスク管理、スケジュール管理、販売管理、顧客管理など、個人や組織単位でITツールを活用します。

データ入出力や編集、管理などが容易にしやすくなります。

結果として、作業時間の短縮、工程の統一化でムラやムダが無くなります。

ツールには無料なもの有料なもの複数のサーバスを連携することでより効果を高めるものがあります。

目的、予算、業務内容に応じて選定を行います。

まとめ

効率化を測るために、属人化している箇所の見直し、ITでの置き換えや自動化への見直しなどは非常に有効です。

また個人単位でのルーティンの見直しも大きな効果があります。

こういった業務は日々の積み重ねのため、大きな時間削減効果がりますので、ご参考いただければ幸いです。

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