経営者

生産性が下がる一方? 効率化を考える上で見落としがちなポイントとは

こんにちは。
ウィル・スキル・アソシエイト株式会社の前原です。

業務の効率化や改善を考えられたこと、みなさま一度はあるのではないでしょうか?

「作業を時間短縮したい」

「別のことにかけられる時間を増やしたい」

「一つの作業を短くしてたくさん数をこなしたい」

などそう思われたきっかけがあるかと思います。

その際に見落としがちなのがルーティンワークです。

そこで今回はルーティンワークの見直しについて考えてみたいと思います。

ルーティンワークの見直しの必要性

ルーティンワークは『日々の決まりきった仕事』です。

このような定例化している業務は、事の大小や頻度は違えど、どの業種職種でも必ずあります。

しかし日常的な業務ほど習慣化してしまい当たり前下、場合によっては不可欠な業務と錯覚してしまうすらあります。

そのため無駄に気付きにくく見落とされやすくなってしまいます。

これは業務改善ができる可能性も大きく、見直す重要性が高いともいえます。

例えば1日10分のルーティンワークがあったとします。

1週間では50分。

1ヶ月では200分以上。

年間では2400分以上にもなります。

もしそのようなルーティンが1日に2つ3つとあれば、さらに大きな時間になってきます。

短時間といえども日常的にあるルーティンこそ見直しの必要性が高く、効果も大きくなります。

ルーティンワークの見直しのために

(1)ルーティンワークをリスト化

具体的にどういった作業があるのか、まずは把握することが改善の第一歩です。

その際にどのような内容の業務がいつ、何分くらいかかったかを記録すると頻度や時間数が見える化できます。

(2)作業を単純化・標準化する

特に組織での業務の場合ですが、作業が複雑で属人化していたり、同じ業務なのに人によって成果がバラバラな業務があれば改善できる可能性があります。

例えば、報告書や資料など文書作成を作るのが大変、完成物の精度がバラバラといった際には、テンプレーとや業務マニュアルを作るのも効果的です。

(3)ITツールを活用する

繰り返し行う作業はITツールで自動化したり、紙で処理している業務はクラウド化する事も可能な場合があります。

例えば過去に一度検討しできなかった場合も、新しいツールは続々と生まれ、既存のツールも使いやすくどんどん改良がなされています。

アナログ業務は属人化しやすい箇所でもありますので、ミスが発生しやすい箇所でもあります。

そのため見直し効果も大きく期待できます。

まとめ

日々の作業が煩雑であれば労働意欲を削ぐ原因にもなりません。

そのような業務が毎日発生しているとなれば大きなデメリットになります。

ルーティンワークを見直すことは本業を行う時間が増えるだけでなく、ストレスが減り業務に集中しやすくなるため、成果を上げる可能性も秘めています。

日々のルーティンワークは意外に大きな作業です。

業務改善を考える際にはまず見直してみてはいかがでしょうか?

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