経営者

会議の効率化~無駄を省こう~

皆様、こんにちは!

ウィル・スキル・アソシエイト株式会社の叶でございます。

今回ご紹介させて頂きます内容は、「会議の効率化~無駄を省こう~」に関してです。

昨今のコロナウィルス拡大を受けて、私たちの仕事や生活にも変化が生じてきました。

例えば、県をまたぐ移動を控える、外食を控える、人との接触を控える、等多くの事を「控える」 事が余儀なくされていたかと思います。

そういった事情が当たり前化していた中で、オンラインを活用しての会議や宴会等、今まで焦点が当たりずらかった部分に光が当たり、有効化されたコンテンツも多くあります。

その中の「会議」の「効率化」という点を特に今回はお伝えしたいと思いますので、どうぞよろしくお願いを致します。

最も効率的なの会議はオンラインミーティング?

 個人的にはZOOMやGOOGLEハングアウトを活用しての、オンラインミーティングにも慣れてきたところではあります。

巷では、移動距離が省けるや、手軽に行える事からオンライン上で行う事に関しても強い需要が生まれています。

 しかしながら、全ての企業がオンラインで会議をしている訳ではないでしょう。

以下では、対面型でも、オンラインでも共通する会議の質の上げ方に関してお話が出来ればと思います。

議題は「少ない」と思うくらいに絞り込もう

 「せっかく会議の時間をとっているのだから」と考えると、ついついあれもこれも議題に盛り込みたいと思ってしまい、どんどん数だけが膨れ上がっていってしまいます。

 議題の数だけが多すぎてしまうと、場合によってはその時間内に解決できない内容も出てきてしまうかと思います。

また、そのような内容が多くあると消化不良の印象も強くなってしまいますよね。

要は多くの議題に時間をかけて取り組むよりも、少ない議題を掘り下げて時間を有効活用した方が有意義な会議となるでしょう。

進んで若手から発言をしてもらおう

 若手の後輩から見れば、上司や先輩が言った意見の後で反対をする事や、別提案をする事は 容易な事ではありません。

空気を読んで、その場をやり過ごすために同調したりなど、 会議を進める上で思わぬ弊害が生まれてしまう場合もあります。

 例えば、上下関係のある会議であれば、会議の進行役が、進んで若手からの意見を聞きとり、 それを反映させて進める等の配慮が必要となってきます。

 また、上司や先輩である人のスタンスとしては、若手の意見を先ず、聞き入れるという事は 最低限必要でしょう。

参考文献:あたりまえだけどなかなかできない会議のルール (出版社:アスカビジネス)

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