経営者

仕事が増える一方で終わらない?無意識に生産性を落としてしまう要因とは

こんにちは。
ウィル・スキル・アソシエイト株式会社 前原です。

みなさんは、仕事をしているとき、

期限ある作業がいつもギリギリ、もしくは
どんどん仕事がたまる一方で全然終わらない

なんていうことはありませんでしょうか。

特にデスクワーク等のお仕事に多いかもしれません。

これには人間のある特性が関係しています。

本日はその特性についてご紹介したいと思います。

パーキンソンの法則

パーキンソンの法則をご存知でしょうか。

これは1958年、英国の歴史学者・政治学者のシリル・ノースコート・パーキンソンが唱えた法則です。

第1法則
仕事の量は、完成のために与えられた時間をすべて満たすまで膨張する
第2法則
支出の額は、収入の額に達するまで膨張する


出典)https://ja.wikipedia.org/wiki/パーキンソンの法則

という二つの法則からなります。

当時の大英帝国が縮小して作業内容が減っているはずにもかかわらず、役員の数が増加したことから説かれた法則で、もともとの意味としては「役人の組織は、実際に必要な仕事の量に関係なく肥大化する傾向がある」というものです。

つまり
人は与えられた時間やお金などの資源をすべて使い切る傾向がある。仕事は、その遂行のために利用できる時間をすべて埋めるように拡大する
ことを意味する法則です。

たとえば、

・夏休みが8月31日まであれば、宿題が終わるのは最終日。
・旅行の予算が1万円なら1万円めいっぱい使い切ってしまう。

といったイメージです。

本当は、もっと短時間で、少額の予算でやることもできるのですが、
人間は心理的行動特性として”与えられた分だけすべて使ってしまう”
傾向にあります。

これと同じことが無意識のうちに仕事にも起こっています。

効果的な対処法

例えば、「夏休みの宿題を8月31日まで」と考えると、「あと○○日、○○時間はある」となってしまい、と思うと、取りかかりが遅くなったり、だらだらと作業スピードも遅くなりがちです。

また、宿題の全体量も把握しにくいので、完了するのに必要な時間がなかなか見えてきません。

そこで、作業内容を細分化して計画を立てます。

  • 科目A   ■ページ ■時間
  • 科目B  ■ページ ■時間
  • 科目C  ■ページ ■時間
  • 科目D  ■ページ ■時間 …

こうすることで作業の全体像とかかる時間が見えやすくなってきます。

この区切り方が細かいと、作業量と時間がより明確に見えてきます。

すると、いつ・どのくらいの時間で・何を行うとよいか、スケジュールが立てやすので、余剰の時間も作りやすくなります。

ここでの例は、タスクが夏休みの宿題1つだけでシンプルですが、実際の仕事では同時並行でいろんな業務が動いています。
これで大きな括りで仕事をとらえスケジューリングすると、一層業務の全体像がつかみにくく、計画を立てるのが困難になり、遅れにもつながりやすくなります。

まとめ

人間は心理的行動特性として与えられた分だけ時間やお金などを使ってします傾向があります。

これが実際に必要な時間やお金より過剰に消費してしまう要因になっています。

タスクを細分化と必要な時間を明確化し、期限を設定すると、全体像が掴みやすく、計画が立てやすくなります。

やることがたくさんで何から手を付けたらいいかわからない、といった時などは意欲も下がり、作業も滞りがちです。

そんな時はこの方法を試してみてはいかがでしょうか。

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