組織活性化

今のままで大丈夫?IT資産管理の必要性とは。

こんにちは。

ウィル・スキル・アソシエイト株式会社 前原です。

皆様の会社では、PC、プリンターやサーバー、またマウスなど付属の端末、アプリケーションなどのソフトウェアをどのように管理されていますか。

IT機器やソフトウェアをIT資産と呼びますが、細かく挙げていくと、かなりの資産になってきます。

IT資産にはいろんな種類があるため、ライセンスの有効期間、セキュリティの管理、買い替え周期などすべてを把握管理しようとすると、大きな時間とコストがかかります。

今回は、 I Tの資産管理で無駄な作業やコストの削減にどういった対策が必要か、中小企業で起こりやすい課題から考えてみたいと思います。

IT資産管理とは

IT資産はIT機器やソフトウェアなどの総称です。

具体的には、PC、タブレット、サーバー、ネットワーク関連の機器、プリンターやスキャナ、PCにインストールされているサプリケーション、ライセンスなどがそうです。

IT資産を正確に把握し、整理や管理することをIT資産管理と言います。

IT資産管理をするメリット

主なメリットは次の3つです。

・無駄なコスト削減

・効率的なIT資産の投資

・セキュリティの強化

例えば、機器の耐用年数の把握ができれば予算組みがしやすくなります。

またモバイル端末は、BYOD(*全開の記事参照)も含め業務改善につながるメリットがある反面、資産を管理していないと情報漏えいが起こりやすくなったり、問題が複雑化しやすくなります。

また、どのPCに何のアプリケーションがインストールされているのか、ライセンスはいつまで有効なのかも無駄なコストを生まないためにも把握は必要です。

アプリケーションの不正使用を未然に防いだり、セキュリティの観点からも、インストールされているものを管理することは必要です。

管理方法

・ハードウェア…破損、耐用年数

・ソフトウウェア…インストール済みのアプリケーションなど

・ライセンス…有効期限、使用可能な端末数など

上記の3つで管理を行うのが一般的です。

これらを一元管理で行うため、特定の担当者を立てて行います。

まとめ

IT資産の状況を把握すると、無駄なコストやムダな作業を削減することができます。

在庫以上の備品購入の防止、セキュリティ上の問題発生防止や即時対応も可能になります。

IT資産管理は総務の一環と言えますが、運用をルール化できれば、資産管理だけでなく、長期的な運用計画が立てられ、経営戦略にも活かすことができます。

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