経営者

事務作業を時短化して毎日の業務効率向上する方法

こんにちは。

ウィル・スキル・アソシエイト株式会社 前原です。

さて、営業職や事務職、サービス業問わず、仕事でパソコン(PC)を使用されている方は多いかと思います。

その際、PCの作業時間を短くするため、ショートカットを使用したり、不要なアプリケーションを削除や無効化したり、メモリやCPUの高性能な端末を使用したりなど、いろいろな工夫されている方も多いのではないでしょうか。

PCの起動時間など改善する場合もありますが、実務の作業方法に無駄が発生してしまっていたら、せっかくの高速化も効果半減です。

そこで今日は、PC作業で見落としがちな、無駄作業の改善方法をいくつかご紹介したいと思います。

事務の時間を短くして、業務効率を向上させたいと思っている方にはおすすめです。

データ整理の重要性

先日、次のような記事が出ていました。

調べもの」に1日1.6時間。AI形式知の共有が効率化を実現 (excite ニュース 2019年6月11日)

https://www.excite.co.jp/news/article/Economic_85515/

この記事ではAIと絡めた内容にはなっていますが、日々の業務における調べものに大きな時間を費やしていることがわかります。

出典)2019年4月3日 オウケイウェイヴ総研 ニュースリリースより

ここでいう調べ物には探し物も含まれています。

ファイルの管理は机や棚の整頓と似ています。

散らかっていると、探したいファイルをなかなか見つけることができません。

また似た名前のファイルがいくつもあると、どれが最新版でどれが元のファイルだったのか分からなくなってきたりします。

さらに、複数人で共有しているようなスペースでは、どこに何かあるのか探すのは大変です。

知らないうちに移動していたり、更新されていたり、なんてこともあるかもしれません。

これらは整理整頓のしくみやルールを作ってしまうと改善することが多いのです。

今回は、ファイル整理のポイントをいくつかご紹介したいと思います。

名前のつけ方をルール化する

無意識にデータ保存しているとどんどんフォルダが増え、どこに何があるのか分からなくなってきます。

フォルダの場合

そこでフォルダ名に通し番号を付けておくと、順番通りに並べることができます。

これは数字は文字よりも優先して表示されるためです。

ことのきポイントは、2ケタの通り番号を付ける事です。

1,2,3と1ケタで名前を付けたとき、10や11などがあると、2桁目の数字が文字より優先されて順番通りに並ばなくなります。

↑通し番号がない場合
↑通し番号がある場合

ファイルの場合

数字をつけることで整理しやすくなるのは似ているのですが、絶対数がフォルダより多く、同一、類似の名前がフォルダより多い特徴があります。

ファイルの場合は、名前の最初に年月日にするといつ作成したデータかすぐ分かり、日時順に並ぶためお勧めです。

↑ファイル名を年月日で統一する

ポイントは、通り番号や年月日の桁数など事前にルール化しておくことです。

階層構造を意識する

データ整理で同じく重要なのが、階層構造を意識して整理することです。

明確にジャンル分けして整理をすれば、どこに保存したか分からない、ということは大きく減少します。

ただし、階層をあまり深くしすぎると逆効果です。

目的のファイルに行きつくまでの作業量が多くなったり、全体像が覚えられなくなってしまい、かえって探す手間が増える場合があります。

ポイントは、どのようなフォルダ分けにして階層にするのか、重複がないように整理する前に2~3階層程度まで事前に決めておくことです。

こうすることで、あとあとフォルダを増やすことなくなり、いつみても綺麗な保管ができるようになります。


↑階層構造の例

マスターデータを作る

複数でデータを共有している場合、知らないうちに改変されたりなど、整合性が取れなくなるケースがあります。

異なる人、異なる部署の人が触れるとなるとなおさらです。

そこで、基礎となるマスターデータを作成し、一元管理を行います。

こうすることで常にすぐ信頼のおけるデータを参照・活用することができるので、無駄な作業が発生しなくなります。

まとめ

データの保管、整理方法の主な例をいくつかご紹介しました。

どこに何があるのか調べたり探したりする見えない作業の時間は想像以上に多い時もあります。

ないと思って新しい書類を作成したのに、過去に類似のものを作っていたなんていうのは、もったいないですね。

また探していたデータが知らないうちに編集されていた、なんてことになるとさらに大変です。

新しいシステムや高性能な機器も効果的ですが、ますは短なところから見直されてみるのはいかがでしょうか。

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