経営者

ミーティングを円滑にするファシリテーションとは?

みなさんこんにちは!!
ウィル・スキル・アソシエイトの武内です。

今回は、会議やミーティングをスムーズに進めるうえで欠かせないファシリテーションにについてご紹介できたらと思います。

ファシリテーションの意味とは?

ファシリテーションの元々の意味は「プロセスや活動を容易にすること」です。ファシリテーションは単なる司会進行術ではなく、集団活動を用意にするためにチームワークを促進し、個人プレーでは決してつくれない成果を生み出すための技術なのです。

また、ファシリテーションをする人のことをファシリテーターといいます。ファシリテーターというと、ホワイトボードの前に立って進行をする人というイメージが強いかもしれませんが、必ず人前に立って議論を進行するということではないのです。

ファシリテーションってどれぐらい重要?

ファシリテーションによって話し合いが促進されることで、実際にはどのような効果があるのでしょうか?

ファシリテーションによって得られる効果は下記の通りです。

ファシリテーションの効果

  1. 生産性の向上
    より多くの意見が出され、付加価値の高い成果を生み出しやすくなります。
  2. 会議の時間短縮
    話が横にそれること、議論が収束しないという事態を防ぎ、会議の時間が減ります。
  3. ネクストアクションの実現
    話し合いの成果として出た「誰が、何を、どうするか」という
    ネクストアクションが明確に共有されるため、確実に実行に移されます。
  4. 参加者のモチベーション向上
    話しやすく、居心地のいい雰囲気を作ることができるため、
    参加者の話し合いへのモチベーションを向上させることができます。
  5. チームワークの向上
    参加者が協力しながら話し合いを進められるルールや仕掛けをとりいれ
    適切に取り入れることができるため、参加者のチームワークを向上させることができます。

上記のような効果があるのがファシリテーションです。

ファシリテーションを進めるコツって何?

ファシリテーションの進めるコツを簡単に表すと、

  1. ゴールの明確化
  2. 雰囲気づくり
  3. 発散
  4. 合意形成

の4つとなります。それぞれのコツについて詳しく見ていきましょう。

1.ゴールの明確化

 ゴールの明確化とは、話し合いの終着点を設計することです。ファシリテーションで話し合いを促進するためには、事前にどのような話し合いにするかをイメージしながら進め方を設計することが欠かせません。

2.雰囲気づくり

 どんなに綿密な事前準備をしていたとしても、実際にファシリテーションをするまではどんな話し合いになるか分かりません。ですが、そう言った状況であったとしても生産的な話し合いの場を確保する必要があります。そのためには、参加者の心理状況を読み取り、適切な対処法でもって場をコントロールする必要があります。

3.発散

 会議やミーティングにおいては、この「発散」がそのまま価値になるとも言えます。出されるアイデアが多ければ多いほど、結論のクオリティーは上がり、参加者の納得度も高まります。ファシリテーションをするときは、発散の時間を十分に確保しましょう。

ここでポイントとなるのは、2種類の発散を取り入れることです。一つ目は「個人がアイデアを考える発散」、もう一つが「全体で意見を出し合う発散」です。

4.合意形成

 合意形成とは、議論の末に参加者全員が共有する結論を定めることです。意見の対立があり、工夫がなければなかなか収束しないのが常です。そんな合意形成をうまく行うためのポイントは、「合意形成の方法についてあらかじめ話し合っておくこと」です。合意形成の方法は公平であればどんなものでも構いません。

さいごに

いかがでしたでしょうか?

会議やミーティングがスムーズにいかないなどの悩みを抱えておられる方は、
参考にしていただけると幸いです。

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