経営者

コミュニケーションで発生する見えないコストとは

こんにちは。

ウィル・スキル・アソシエイト株式会社 前原です。

早速ですが、コミュニケーションをとることについてどのようにお考えでしょうか。

仕事を円滑に行うにあたり、コミュニケーションをとることは不可欠です。

しかし、コミュニケーションをたくさんとったからといって、必ずしもプラスに働くとは限りません。

今回はコミュニケーションで発生するコスト面に関して紹介したいと思います。

コミュニケーションコスト

個人間、組織内のコミュニケーションに関して発生するコストのことです。

ここでのコストとはお互いの認識を一致させるために費やす時間や労力、心的ストレスのことを指します。

コミュニケーションをとることにもお互いの労力とコスト、ストレスがかかっています。

このコストは一律で低く収まれば良いのですが、組織・個人間での状況によりバラツキがあり、コストが高くなる場合、低く収まる場合が出てきます。

コニュニケーションの目的

そもそもコミュニケーションの目的とはなんでしょうか。

「ゴールは何か。そのために何を行い、どのような結果を求めるのか。」、全員が同じ認識であることです。

その認識を一致させるために、ミーティングをしたり、何度も話し合ったり、情報共有をチャット等で図ったり、個別に話し合いをしたりなどの手段をとります。

こういった一連のコミュニケーションは、業務時間中に発生をしますが、組織にとっては必ず発生する必要不可欠なコストです。

ここでの認識の統一に、時間や労力がかかり過ぎる場合、「コミュニケーションコストがかかる」と判断されてしまいます。

コミュニケーション上の問題点

なぜコミュニケーションコストが高くなってしまうのでしょうか。

組織間

組織でのコミュニケーション例は主に

・全体への周知、会議
・階層別の研修
・個人面談

などが挙げられます。

これらは必要不可欠ですが、この回数、時間が多くなるとその分コストがかかっているといます。
特に組織単位の場合は関わる人数が多くなるため、コストもより大きくなります。

個人間

コミュニケーションコストが高い人はコミュニケーション能力が低い人ともいえます。

論理的に説明ができていない、または論理的に理解できていないため、話し手の考え方や意図が理解できず、意思疎通を取るのに時間がかかっている状態です。
特徴を挙げると

・論理的思考ができていない
・相手の立場に立って物事を考えられない
・自分の立場ややるべきことが認識できていない、

とったケースが多くあります。

コミュニケーションコストを下げる取り組みとは

コストが発生する3つの要素から、下げるための取り組みを考えてみます。

情報量

トップと末端(現場)の情報量の差が発生しているため、埋めることが必要です。

全体周知や会議、面談はもちろん、SNS、ランチ、懇親会などカジュアルなものも有効です。

ある程度のコストは発生しますが、組織全体で大きなコストの発生を防ぐことにもつながります。

理解力

これは個人単位でできることになりますが、

・聞く・話す・考える時に5W1Hを意識する

・相手の立場・気持ちになって考える

基本的なことですが、見落としやすい点とも言えます。

あまりに質問の量が多い場合、コストが多く発生するため、相手にコミュニケーションを敬遠されてしまいます。

問題点は何か、相手の立場、自分の立場は何か。最終的なゴールは何か、そのために相手と自分は何をやる必要があるのか、ポイントをしっかり押さえておくことが重要です。

価値観

組織の理念にも関わる部分で、掘り下げると採用やその後の育成にも関わってくる部分です。

お客様に対してどのような価値を提供するか。そのためにどのような行動を行うか。

基本的な方針の認識がずれていると、どの方向性の向かって進んでいくのか、ギャップによって大きなコストが発生します。

一番時間のかかる部分ですが、継続的な組織での情報の共有、研修が重要です。

まとめ

コミュニケーションは毎日不可欠なもののですが、そのため発生する時間、労力、ストレスなどのコストは目には見えませんが非常に大きなものになります。

情報共有やトレーニングを組織レベルで行い、個人に意識が根付いているかが求められています。

コミュニケーションが円滑に吐かれていないと感じることが多い場合は、前項の3つの要素を振り返られてみるのはいかがでしょうか。

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